پنجشنبه، 30، خرداد، 1398 | Thursday، 20 June، 2019

مستندسازی در روابط عمومی (تهیه گزاش عملکرد)

کد خبر: 116866
پنجشنبه 2 خرداد 1398 ساعت 13:0
نمایش: 78

مستند سازی تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان را همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد. در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان هزینه تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد . مستند سازی شامل فرآیند شناسایی ، گردآوری ، طبقه بندی ، ارزش گذاری ، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم / عکس / مکاتبات / فایل های کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند. در ضمن مستند سازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف های موجود در سوابق تاریخی هم می باشد. آرشیو روابط عمومی، بخشی از روابط عمومی های بزرگ در سازمان است که مستندات را بر اساس سیستم های طبقه بندی نگهداری می کنند. اما این نگهداری تنها برای خود روابط عمومی مناسب است و در کنار این آرشیو باید در سایت رسمی نیز، برخی از مستندات به صورت مدون آرشیو شوند، تا در صورت نیاز خبرنگاران به راحتی بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

۵- تهیه گزارش عملکرد:

شرکت‌ها و سازمان‌ها هر سال (یا در بازه‌های زمانی مشخص)، از عملکرد خود گزارش تهیه می‌کنند تا یک نمای کلی از میزان فعالیت‌ها و بازخورد اقدامات انجام شده، ارائه کنند. هدف از این گزارش‌ها، ارزیابی کلی و مداوم برای شناسایی نقاط ضعف و قوت است. بازتاب عملکرد کلی کارکنان و سازمان مربوطه با آمار و ارقام، نمودارها و تصویرهایی از فعالیت‌های صورت گرفته، ارائه ‌می‌شود .

ر دیدگاه سنتی مهمترین هدف ارزیابی، قضاوت و یادآوری عملکرد می‌باشد در حالی که در دیدگاه مدرن، فلسفه‌ی ارزیابی بر رشد و توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابی شونده، متمرکز شده‌ است .

سازمان‌ها با ارزیابی عملکرد کارکنان و اعضای خود می‌توانند درباره‌ی مواردی مانند : ارتقا، نقل و انتقال و خاتمه بخشیدن به کار کارکنان، میزان اثربخشی برنامه‌ها و کارگاه‌های آموزشی، تصمیمات مهمی اتخاذ کنند .

سطوح بالای مدیریت با بررسی گزارش عملکرد، می‌توانند اهداف کلان را تعیین و اصلاح کنند و استراتژی دستیابی به آنها را با مواردی مانند برنامه‌ریزی و تعیین اهداف کوتاه مدت، بهبود ببخشند؛ در نتیجه شاهد پیشرفت در بازده کاری خود خواهند بود. عملکرد درخشان و موثر یک واحد اداری، تجاری، آموزشی و … می‌تواند با جذب متقاضی و سرمایه، نویدبخش تداوم فعالیت و موجودیت آن واحد باشد .

گزارش عملکرد با دربرداشتن شاخص های کلیدی عملکرد، موجب می شود با در دسترس قرار دادن و اشتراک گذاری اطلاعات و تحلیل نتایج و وضعیت سازمان، بستر مناسب جهت یادگیری و مدیریت دانش در سازمان فراهم شود. ارائه گزارش عملکرد به عنوان یک بازخورد از عملکرد سازمان و ارائه اطلاعات آن به ذی نفعان سازمان نشانه اهمیت دادن به ذی نفعان و وجود کانالهای ارتباطی با آنهاست. بنابراین هدف از گزارش عملکرد صرف اطلاع رسانی و آگاهی ذی نفعان نیست، بلکه منظور جلب نظر و مشارکت آنها است. با ارائه گزارش صحیح از عملکرد، می توان اعتماد سرمایه گذاران را جلب و همه ذی نفعان سازمان را در جهت تحقق اهداف سازمان هم جهت و همسو کرد.

در نهایت می توان گفت ارائه گزارش عملکرد و بازخورد در یک سیستم مدیریتی بیانگر ویژگی هوشمندی، کارآمدی و اثر بخشی سیستم و وجود سازوکارهای پایش و مدیریت عملکرد، تصمیم گیری و برنامه ریزی به موقع و صحیح و یادگیری و مدیریت دانش است. برعکس عدم ارائه گزارش عملکرد نشان دهنده نقص اساسی در یک سیستم برای برقراری ارتباط موثر سازمانی است و بدون پایش عملکرد و ارائه گزارش شفاف و اصولی، امکان تشخیص درست و تصمیم گیری صحیح مدیریت ارشد فراهم نمی شود. با توجه به آنچه گفته شد، ضرورت تهیه و ارائه گزارش عملکرد به اندازه ای است که بدون آن تحقق اهداف سازمان جهت تعالی یا حیات در شرایط کسب و کار امروز امکان پذیر نیست و ضرورت دارد سازمان عملکرد خود را با توجه به اهداف و برنامه های تعیین شده ارائه دهد تا فاصله و شکاف های موجود بین عملکرد و برنامه ها مشخص شوند.

طراحی و چاپ بیش از ۱۵ عنوان گزارش عملکرد از برنامه های اجرا شده در شرکت همچون گزارش عملکرد طرح آبرسانی به ساوه، برگزاری مسابقه نقاشی، جشن دهه فجر، روز جهامی آب، فرآیندهای روابط عمومی، نمایشگاه مطبوعات، بیلبوردهای نصب شده، مراسم روز روابط عمومی، گزارش تصویری از سد کمال صالح، گزارش آئین دعای باران شهرستان تفرش، گزارش عملکرد نمایشگاه آب، همایش ائمه جمعه،طرح داناب، همایش کیفیت منابع آب و... از جمله گزارش عملکردهایی است که توسط این دفتر تهیه شده است.

لینک اصل محتوا در شرکت آب منطقه‌ای مرکزی

نظرات کاربران

اخبار عمرانی استانها کانال تگرام اخبار عمران، معماری و شهرسازی