16 هزار پرونده بایگانی راکد سازمان تاکسیرانی امحا و بازیافت شد
به گزارش روابط عمومی سازمان مدیریت و نظارت بر تاکسیرانی شهرداری قزوین، عرشیان افزود: با توجه به این که در راستای ارائه خدمات به صورت الکترونیک و حذف کاغذ در مراجعات اداری، طرح ذخیره سازی الکترونیک پرونده ها و ایجاد آرشیو الکترونیکی در سازمان تاکسیرانی به اجرا درآمده است، 16 هزار پرونده رانندگان غیرفعال ناوگان حمل بار و مسافر درون شهری (تاکسیرانان و وانت داران) با حضور مدیر حراست و نماینده سازمان تاکسیرانی و نماینده سازمان پسماند امحا و تحویل مراکز بازیافت شد. وی ادامه داد: این پرونده های راکد متعلق به رانندگان غیرفعال تاکسی در سال های 1377 تا 1390 و رانندگان غیرفعال وانت در سال های 1389 تا 1398 بود که خودروهای خود را فروخته و دیگر مراجعه ای به سازمان تاکسیرانی نداشتند.
وی یادآور شد: با توجه به این احتمال که ممکن است این رانندگان دوباره به سازمان مراجعه و فعالیت خود را آغاز کنند قبل از امحا، این پرونده ها اسکن و به صورت الکترونیکی ذخیره سازی شده است.
عرشیان گفت: با توجه به این که بایگانی های کاغذی به علت حجم زیاد، فضای فیزیکی زیادی را جهت نگهداری اشغال می کنند و همین مسئله دسترسی سریع و آسان به پرونده ها را با مشکل روبرو می سازد، امروزه ایجاد آرشیو الکترونیک و مکانیزه کردن اسناد و مدارک بایگانی ها مورد توجه نهادها و سازمان ها قرار گرفته و به عنوان یکی از پیش نیازهای ایجاد سازمان و دولت الکترونیک محسوب می شود.
مدیرعامل سازمان تاکسیرانی در خصوص مزایای آرشیو الکترونیک یادآور شد: افزایش امنیت اسناد، حذف موازی کاری ها، جلوگیری از مصرف بی رویه کاغذ، دسترسی به روز و سریع، افزایش سطح دسترسی کارکنان به اسناد، تهیه نسخ پشتیبان با کمترین هزینه ممکن، امکان جستجوی سریع و دقیق برگ به برگ، دسترسی سریع و لحظه ای کاربران به اسناد، نقل و انتقال سریع و آسان اسناد، جلوگیری از به هم ریختگی اسناد، حفظ اسناد در مقابل حوادث غیرمترقبه نظیر آتش سوزی و زلزله و سیل، حفظ پاکیزگی محیط زیست و عدم نیاز به جابه جایی فیزیکی اسناد از جمله مزایای استفاده از آرشیو الکترونیک است.
وی در خاتمه عنوان کرد: با اجرای این طرح، سازمان تاکسیرانی قزوین هم زمان با سازمان تاکسیرانی اصفهان دومین شهری است که طرح بایگانی الکترونیک را به اجرا درآورده است.
لینک اصل خبر در سایت شهرداری قزوین
نظرات