شهریار تبریز/سحر فکردار: هرچند در ۲۷ اردیبهشت هر سال، روابط عمومی‌ها حلقه اتصال مدیران و مردم‌اند و در وصف اهمیت و کارکردهای نقش آفرین آنها سخن‌های زیادی گفته شده و همه در وصف جایگاه رفیع آنها جملاتی زیبا بیان می‌کنند؛ انگار همه این توصیف‌ها در همان یک روز خلاصه شده و در ایام دیگر توجه چندانی به نقش آنها نمی‌شود.
برخلاف گذشته که ادعا می‌شد روابط عمومی تنها یک حلقه واسط بین سازمان و ارباب رجوع است و از آن به صورت دو بعدی و دو سویه تفسیر و تعبیر می‌کردند، در شرایط کنونی این نهاد تخصصی رسالت و مسئولیتی بزرگتر و مهم‌تر پیدا کرده که همان نقش‌آفرینی به عنوان کانون مثلثی است که بخش زیادی از بار فعالیتی نهادها را بر عهده دارد.
حالا دیگر روابط عمومی دو بعدی و دو وجهی نیست، شکلی سه بعدی و سه وجهی دارد و حالت خطی خود را به تاریخ سپرده است، از این‌رو چه از نظر قالب و چه از نظر محتوا، هرگونه تغییر و تصمیم در دل این نهاد می‌تواند بر سرنوشت سازمان و وضعیت تصمیم‌گیری و برنامه‌های مخاطبان و در نهایت جامعه رسانه‌ای فعال در جغرافیای آن سازمان تاثیر بگذارد.
در آستانه ۲۷ اردیبهشت روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی در گفتگو با برخی مدیران ارتباطات مجموعه شهرداری تبریز، راهبردها و چالش‌های پیش روی این حوزه را مورد بررسی قرار داده‌ایم.
روابط عمومی؛ وزنه تعادل و ترازوی مدیریت
مدیر روابط عمومی سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی شهرداری تبریز با اشاره به اینکه حوزه روابط عمومی از دیدگاه مدیران همواره کم اهمیت شمرده می‌شود، می‌گوید: متاسفانه مدیران در هر مجموعه مشکلات و موانع پیش آمده را متوجه روابط عمومی دانسته و تنها برای رفع نیازهای کوتاه مدت و موردی سراغ روابط عمومی‌ها می‌آیند.
سیامک نوروزی در گفتگو با شهریار ادامه می‌دهد: شاید به همین دلیل باشد که مجموعه ها، کارکنان با بهره وری اندک خود را راهی واحد روابط عمومی می کنند. چراکه به اهمیت و کارکرد واقعی آن واقف نیستند.
نوروزی از مواردی همچون انتخاب مدیری آگاه به مسایل روز جامعه و هر ارگان و اداره، برگزاری کارگاه آموزشی برای مدیران در راستای آگاه سازی به نقش روابط عمومی ها، حمایت روابط عمومی ها از یکدیگر و اطلاع رسانی و انتشار زحمات واقعی روابط عمومی‌ها را از جمله راهبردهای اثرگذار در این حوزه برشمرد.
شاید به همین دلیل باشد که مجموعه‌ها، کارکنان با بهره‌وری اندک خود را راهی واحد روابط عمومی می‌کنند. چرا که به اهمیت و کارکرد واقعی آن واقف نیستند.
روابط عمومی‌ها مرغ عزا و عروسی‌اند
در این میان، مدیر امور ارتباطات شهرداری منطقه ۸ تبریز هم می‌گوید: روابط عمومی تقریبا در همه نهادهای دولتی، نیمه دولتی و خصوصی تا دو دهه گذشته یک پست تشریفاتی شمرده می‌شد که معمولا اگر کارمندی در سازمانی حائز دریافت پستی نمی‌شد، بهترین جا برایش روابط عمومی بود.
سیامک آرش آزاد در گفتگو با شهریار خاطرنشان می‌کند: با ورود افراد متخصص و تحصیل‌کرده در این رشته به مجموعه‌ها، کم کم نگاه‌ها هم به این مسئولیت متفاوت شد و انتظارها بالا رفت. اما افراد متخصص هم با چالش‌هایی رو به رو شدند که عبور از آنها به نظر سخت می‌رسد.
او ادامه می‌دهد: مثلا می‌توان گفت روابط عمومی در نهادهای دولتی و نیمه دولتی مرغ عزا و عروسی است چرا که در رویدادی روابط عمومی و کارشناسان آن علاوه بر حضور فعال باید خودشان را آماده هر حرف و حدیثی کنند چرا که همواره و در هر شرایطی امکان دارد در مظان اتهام قرار گیرند.
«قلب تپنده» مجموعه‌ها معنای حقیقی پیدا کند
مدیر روابط عمومی و امور فرهنگی آموزشی سازمان مدیریت و مهندسی شبکه حمل و نقل شهرداری تبریز نیز می‌گوید: در کلام بسیار می‌گوییم که روابط عمومی قلب تپنده هر اداره، نهاد و ارگان است و این موضوع چه در بخش دولتی و چه در بخش خصوصی بر سر زبان‌ها است. اما اینکه در عمل نیز روابط عمومی را دارای اهمیت می‌دانیم و به شکل عملی از پتانسیل این واحدها استفاده می‌کنیم، جای بحث و گفتگو دارد.
صفیه اصلانی در گفتگو با شهریار با اشاره به این موضوع ادامه می‌دهد: امور ارتباطات جزو بخش‌هایی است که به شکل حرفه‌ای مورد غفلت بوده و شاید تنها به چشم یک واحد جهت تبلیغ و ارائه عملکرد فردی در نظر گرفته می‌شود.
او با تاکید بر اینکه باید از قلب تپنده یک نهاد به طور حقیقی بهره مند شویم، می‌گوید: اگر واحد روابط عمومی به شکل علمی، اصولی و هنری عملکرد خود را ارائه کند در زمینه آگاه‌سازی مردم و استاندارد کردن انتظارات آنها از هر مجموعه می‌تواند مثمرثمر باشد.
رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود
در این بین مدیر ارتباطات سازمان سرمایه‌گذاری شهرداری تبریز هم می‌گوید: اساتید در خصوص جایگاه روابط عمومی به طور تخصصی سخن‌های بسیاری گفته‌اند و فقط باید همت شود تا این جایگاه ارتقا یافته و مسائل تخصصی موجود در هر سازمان به طور دقیق تری حفظ شود.
نقی فرشباف در گفتگو با شهریار اظهار می‌کند: بهتر است روابط عمومی آهسته و پیوسته پیش برود تا اینکه تغییراتی شدید و ناگهانی در آن ایجاد شود. اگر یک برنامه و استراتژی کلی تعریف شده و هدفی مدنظر قرار گیرد، روابط عمومی نیز به جایگاه مورد نظر خود می‌رسد.
به گفته او، در روابط عمومی‌ها ما بیشتر شاهد انعکاس رویدادهای سازمان به شهر یا شهروند هستیم در حالی که اگر اعضای خود سازمان هم مورد توجه قرار گیرند، این افراد می‌توانند بهره وری بیشتری داشته باشند.
فرشباف افزود: به عبارتی در ابتدا شان و جایگاه روابط عمومی را حفظ کنیم تا به تبع آن همین موتور محرکه باعث شود روابط عمومی، با بیرون از مجموعه نیز ارتباط خوبی برقرار کند.
نیازمند یافتن راهکارهای نوین برای همراهی با طیف تغییر یافته و رو به تعالی رفته مخاطبان هستیم
مدیر امور ارتباطات سازمان فرهنگی اجتماعی ورزشی شهرداری تبریز نیز با نگاهی متفاوت به موضوع روابط عمومی‌ها در عصر جدید پرداخته و می‌گوید: مرور فضای تخصصی و فعالیت‌های حوزه روابط‌عمومی، به ویژه پس از عبور از گردنه صعب ایام محدودیت‌های کرونایی، نشان می‌دهد تا چه میزان نیازمند بازخوانی و بازنویسی مصادیق حرفه‌ای و اثرگذار این حوزه هستیم. امروز و در شرایطی که با توسعه بی‌محابای ابزارهای ارتباطی و همگانی شدن دسترسی به رسانه‌ها، فضای کاملا متفاوتی از فعالیت تخصصی ارتباطی شکل گرفته، روش‌های پیشین کارایی خود را در اثربخشی بر فضای حرفه‌ای از دست داده اند.
فرینوش اکبرزاده ادامه می‌دهد: در جهان امروز، پس از روزهای عجیبی که ناگزیر از طی آن بودیم، شکل و شمایل فعالیت‌های رسانه‌ای و بالطبع آن فعالیت‌های ارتباطی و روابط عمومی نیز دستخوش تحول شده است. حالا که نقش مخاطبان از شهروندخبرنگار به شهروندرسانه تبدیل شده، بخش‌های اطلاع رسانی و روابط عمومی سازمان‌ها و نهادها نیازمند یافتن راهکارهای نوین جهت همراهی با طیف تغییر یافته و رو به تعالی رفته مخاطبان خود هستند.
این دانش‌آموخته رشته علوم ارتباطات در ادامه می‌گوید: خانواده بزرگ شهرداری تبریز با دامنه گسترده فعالیت و اثرگذاری بر روند زندگی شهروندان محترم تبریزی، یکی از پر مخاطب‌ترین، پر مراجعه‌ترین و پر چالش‌ترین نهادها از این حیث است. تحول نگاه نسبت به فعالیت‌های روابط عمومی و دور شدن از انتظارات صرفا خبری، در وهله رسمی توسط مدیران و در بخش اجرایی، توسط همکاران خانواده بزرگ روابط‌عمومی‌های بخش‌های مختلف شهرداری، می‌تواند گامی در جهت همراهی با مخاطبان و رفع بسیاری از مسائل مبتلابه این حوزه باشد.
از این رو، نقش آموزش و ارتقای انتظارات به شکلی حرفه‌ای می‌تواند راهکاری برای تعالی این خانواده بزرگ و جلب رضایت شهروندان محترم تبریزی در نظر گرفته شود.
به گفته اکبرزاده، روابط‌عمومی‌ها به عنوان حلقه اتصال مجموعه با جامعه مخاطبان، برای ایفای موثر نقش خود، نیازمند توان افزایی مستمر و تخصصی هستند تا به همت یکایک اعضای این جمع پرتلاش، شاهد روزهایی خوب برای شهرداری تبریز و تبریز عزیز باشیم.
روزگاری از روابط عمومی انتظار می‌رفت در مواقع بحرانی و زمان بروز مشکلات که در هر سازمانی می‌تواند روی دهد، اقدام به ارائه پاسخ به افکار عمومی و تکذیب اتهامات کرده و در مقامی بالاتر نسبت به توجیه نقص و قصور و سهل‌انگاری پیش آمده اقدام کند اما شاهدیم اکنون با توسعه رسانه‌های گروهی، افزایش وسعت دید و نگرش رسانه‌ها و افکار عمومی، این واکنش‌های کلیشه‌ای هرگز جوابگو نیست و نمی‌تواند ناجی سازمان باشد.
چه دوست داشته باشیم یا نداشته باشیم حالا در عصری که همه جامعه، خود رسانه هایی سیار هستند و پیشتازی شبکه‌های اجتماعی که فارغ از کارکردهای انسانی به فعالیت می پردازند، کار روابط عمومی ها هم دشوار شده است.
حالا چاره‌ای نیست جز اینکه در این ماراتن بی‌بدیل اطلاع رسانی و تمرکز بر نقش بهبود ارتباطات اجتماعی بین اجزای داخل هر سازمان و مجموعه و بیرون از آن، با تغییر در دیدگاه‌های سنتی در حوزه روابط عمومی، بیش از پیش در ارتقای سازمان‌ها نقش ایفا کرد.
نظرات