ضرورت استقرار سامانه پیشنهادها در شهرداری ساری
اشاره: مدیریت شهرها بر پایه مشارکت شهروندان به عنوان الگویی کارآمد مساله‌ای است که تحقق آن، مستلزم ایجاد زیرساخت‌های مناسب جهت برقراری تعامل موثر در تمامی زمینه‌های مشارکت از فرآیند تصمیم‌‍سازی تا اجرا و نظارت است. یکی از اقدامات شهرداری ساری در راستای نیل به این هدف با عنایت به تاکیدات شهردار محترم، استقرار سامانه پیشنهادهاست که ساختاری فرآیند محور را جهت بهره‌مندی عادلانه همکاران و شهروندان از حق مشارکت در اداره امور شهر و شهرداری و تاثیرگذاری بر فرآیندهای تصمیم فراهم می‌نماید. وجود این بستر، جهت ارائه دیدگاه‌ها و اندیشه‌های مختلف مزایای بسیاری را برای سازمان و شهر به همراه دارد، که در آن میان می‌توان به کاهش احتمال خطا در تصمیم‌گیری‌ها، احترام به مردم و آگاهی از خواست‌ها و تمایلات، ایجاد انگیزه و نشاط، حس تعلق، مسئولیت‌پذیری و نظارت و در نتیجه ارتقای سطح رضایتمندی شهروندان، همچنین بهبود فرآیندهای ارائه خدمات و ارتقاء انگیزه‌های شغلی به‌عنوان بخش کوچکی از دستاوردها اشاره نمود. دراین‌باره با یاسر بهارفر؛ مدیر طرح و برنامه شهرداری ساری صحبت کردیم.
- تاریخچه سامانه پیشنهادها در شهرداری ساری
نظام پیشنهادهای شهرداری ساری در آبان ماه سال ۱۳۹۰ صرفا جهت بهره‌مندی از پیشنهادهای همکاران راه‌اندازی گردید. پس از یک دوره فعالیت موفق، در سال ۱۳۹۶ با نگاه ویژه شهردار جهت بهره‌مندی هر چه مطلوب‌تر از منافع آن، مجموعه‌ای از اقدامات مطالعاتی و اجرایی در راستای افزایش کارایی و ارتقاء عملکرد سامانه، شامل توسعه نرم‌افزار و ایجاد امکان بهره‌مندی شهروندان جهت ثبت نام و درج پیشنهاد صورت گرفت و در تیر ماه ۱۳۹۷ با تدوین ویرایش جدید آیین نامه و راه‌اندازی نسخه به روزرسانی شده نرم‌افزار در سایت شهرداری ساری به صورت رسمی به بهره‌برداری رسید.
- وجود مستندات قانونی و اسناد بالادستی مبنی بر لزوم ایجاد این ظرفیت در نهادهای خدمت‌رسان
ضرورت ایجاد بستری سازمان‌یافته جهت فراهم کردن امکان ارائه نظرات و پیشنهادها توسط کارکنان دستگاه‌ها و عموم مردم و استفاده از تمامی ظرفیت‌های فکری در اداره امور، در بسیاری از مستندات قانونی و دستورالعمل‌های ابلاغی مراجع بالادستی همچون دستورالعمل سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی در تاریخ ۲۴/۱۰/۸۱ با عنوان «طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها»، ابلاغیه مورخ ۲۵/۱/۸۲ هیات وزیران با عنوان «استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها و اعطای جوایز به پیشنهادهای موثر طبق مصوبات مربوط» و همچنین ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری جهت ایجاد انگیزه، افزایش کارایی و بهره‌مندی از فکر و اندیشه کارمندان، دریافت پیشنهادها و اثرگذاری آن‌ها در تصمیم‌گیری‌ها مورد تاکید قرار گرفته است.
- اقدامات انجام شده در راستای افزایش کارایی و ارتقای عملکرد سامانه پیشنهادها
سامانه پیشنهادها مانند هر سیستمی همواره نیازمند ارزیابی عملکرد، رفع نواقص و به‌روزرسانی در جهت افزایش کارایی است. با این نگاه مدیریت طرح و برنامه در اولین گام در فروردین ماه ۱۳۹۷ مطالعهای را با استفاده از روش‌های علمی به منظور شناسایی نقاط ضعف و قوت عملکرد سامانه در سال‌های گذشته، پایه‌ریزی نمود. در این بررسی، فرای انجام مصاحبه حضوری با سطوح اجرایی مختلف سامانه پیشنهادها، پرسشنامه‌ای جهت شناسایی عوامل مطرح به عنوان نقاط ضعف، قوت، فرصت‌ها و تهدیدها و تعیین اهمیت هر عامل تهیه و توسط افرادی از گروه‌های پیشنهاددهندگان، اعضاء کمیته‌های تخصصی، کارشناسان داور و مدیران اجرایی شهرداری با دیدگاه‌های متفاوت تکمیل گردید. در نهایت بر اساس اطلاعات به دست آمده از تحلیل پرسشنامه و همچنین با نگاهی بر تجربه‌های سایر دستگاه‌های اجرایی کشور در حوزه مدیریت پیشنهادها اقدامات لازم و اولویت آن‌ها در راستای بهبودبخشی عملکرد سامانه تعیین گردید.
شناسایی عوامل موثر در پایداری فعالیت سامانه، به عنوان پایه‌ای جهت تدوین و ترسیم چشم‌انداز آینده مورد استفاده قرار گرفت. بر این اساس مواردی همچون افزایش نسبت تعداد پیشنهاد دهندگان به افراد عضو در سامانه، ارتقای کیفیت پیشنهادها از نظر سطح تاثیرگذاری بر پیشبرد شهرداری در مسیر اهداف اصلی، رشد کیفیت پیشنهادها به سمت کارآمدی طبق معیار هزینه به منفعت، افزایش تعداد پیشنهادهای ارائه شده با رعایت معیارهای دقیق یک پیشنهاد و افزایش نرخ پیشنهادهای اجرا شده به مصوب به‌عنوان اهداف متصور در مسیر فعالیت سامانه پیشنهادها تعیین گردید.
- ساختار اجرایی سامانه
ارکان اجرایی شامل شهردار به‌عنوان رییس نظام پیشنهادها، کمیته مرکزی با حضور معاونین جهت سیاستگذاریهای کلان، مدیر طرح و برنامه به عنوان مجری نظام پیشنهادها، دبیرخانه، کارشناسان ارزیابی، کمیته‌های تخصصی بررسی پیشنهادها، کمیته نظارت بر اجرا و ارزیابی موانع موجود، کارگروه تخصصی اجرای پیشنهادهای ویژه، کارگروه توسعه، ترویج و پیگیری اجرای پیشنهادهای مصوب، کارگروه پشتیبانی و هم‌اندیشی، رابطین و مروجین می‌گردد.
- عوامل موثر در پایداری و موفقیت سامانه پیشنهادها
کارایی و پایداری فعالیت سامانه پیشنهادها مانند هر نظام و مجموعه ساختار یافته‌ای، متاثر از عملکرد صحیح هر یک از ارکان و فرآیندهای تشکیل‌دهنده آن است. با توجه به تجربه سالیان گذشته و مطالعات صورت گرفته، به نظر می‌رسد کارایی این مجموعه به ترتیب اهمیت در گرو عواملی همچون اعتقاد مدیران سازمان به لزوم استقرار سامانه و بهره‌مندی از اندیشه‌های همکاران و شهروندان، حمایت مسئولین در تمامی مراحل اجرایی، انتخاب صحیح افراد در سطوح مختلف نظام پیشنهادها، آموزش مستمر و تبلیغات موثر برای تمامی کارکنان و شهروندان، تسریع در بررسی پیشنهادهای رسیده و اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده، پرداخت متناسب و به موقع پاداش‌ها به پیشنهاددهندگان، ایجاد سهولت برای کاربران در استفاده از سامانه پیشنهادها، ایجاد رغبت و انگیزه در پیشنهاد دهندگان و سطوح اجرایی از طریق ارزیابی عملکرد و تقدیر دوره‌ای به موقع، ایجاد شفافیت و اعتماد از طریق اطلاع‌رسانی مستمر و پایش دوره‌ای نحوه عملکرد سامانه و رفع موانع قرار دارد؛ مواردی که تحقق آن‌ها زمینه‌ساز دستیابی به مهمترین رکن و شرط لازم جهت استمرار و موفقیت فعالیت سامانه پیشنهادها یعنی برخورداری از مشارکت بالای پیشنهاددهندگان است.
- با شهروندان
سامانه پیشنهادهای شهرداری ساری به طور مستقیم تحت نظر شهردار محترم ساری فعالیت می‌نماید و راهی مطمئن برای ثبت و پیگیری پیشنهادهای شهروندان است. از شهروندان محترم ساری دعوت مینمایم با نگاه مسئولانه و منتقدانه خویش مسائل شهر را در حوزههای خدمات شهری، شهرسازی، فنی و عمرانی، فرهنگی، درآمدی و سایر موضوع مرتبط با وظایف و اختیارات شهرداری شناسایی و در صورتی که راه حلی برای آن‌ها دارند با مراجعه به سامانه پیشنهادها در سایت شهرداری ساری ثبت نموده و از همان مسیر نتیجه را دریافت نمایند. گاهی حل مساله‌ای هر چند کوچک نتایجی بزرگ و با ارزش را در ارتقاء کیفیت زندگی شهری و رفاه شهروندان ایجاد می‌نماید. لذا کوچک‌ترین پیشنهادها نیز با دقت بالا در این سامانه ارزیابی و پیگیری خواهد شد. داشتن شهری خوب و سرزنده نیازمند مشارکت شهروندان از پیشنهاد تا اقدام است. در راستای تحقق این مهم، سامانه پیشنهادها با تمام توان برای فراهم نمودن فضای مناسب جهت دریافت پیشنهادهای شهروندان و مشارکت آن‌ها در اداره امور شهر تلاش خواهد نمود.
لینک اصل خبر در سایت شهرداری ساری
نظرات