اطلاعیه مهم/راه اندازی سامانه نوبت دهی الکترونیکی کلیه خدمات سازمان
اطلاعیه
راه اندازی سامانه نوبت دهی الکترونیکی کلیه خدمات سازمان
با توجه به اینکه امروزه ارایه خدمات سازمانها با استفاده از بستر اینترنت و بصورت غیرحضوری یکی از معیارهای رشد و بلوغ سازمانها محسوب می گردد ، محدودیتهای ناشی از شیوع ویروس کرونا ، فرصتی مغتنم برای تبدیل این تهدید به فرصت ایجاد نموده است. بمنظور استفاده بهینه از فرصت پیش آمده ، سازمان نظام مهندسی ساختمان البرز ، سعی نموده تا در سال جاری گامی بلند در جهت تحقق هدف متعالی " سازمان الکترونیکی " برداشته و خدمات غیرحضوری ( الکترونیکی ) را متناسب با شان و منزلت کارفرمایان و اعضای محترم سازمان ، با کیفیت مطلوب، ارایه نماید.
بدیهی است که در شرایط موجود ، اتخاذ و اجرای این رویکرد ، نمایانگر مسوولیت پذیری اجتماعی سازمان بوده و مزایای متعددی از جمله : افزایش شفافیت ، بهبود سلامت اداری ، ارتقای بهره وری و عملکرد کارکنان ، کاهش مراجعات غیرضروری ، صرفه جویی در زمان ذینفعان و ... را به دنبال خواهد داشت.
در همین راستا ، با توجه به بازخوردهای مثبت دریافتی از پیاده سازی آزمایشی سیستم نوبت دهی الکترونیکی در واحد عضویت سازمان و افزایش رضایتمندی اعضای محترم ، پس از بررسی و رفع برخی نواقص موجود ، تعمیم این سیستم نوبت دهی به کلیه واحدهای سازمان در دستور کار قرار گرفت.
بنابراین از روز یکشنبه ۹۹/۰۳/۱۱ ارایه کلیه خدمات واحدها تنها در میزهای خدمت مستقر در طبقه همکف سازمان و با دریافت نوبت از طریق کارتابل الکترونیکی ، امکان پذیر خواهد بود. شایان ذکر است که از تاریخ فوق ، مراجعه و ورود کارفرمایان و اعضای محترم به واحدهای مختلف سازمان با اخذ نوبت ، مجاز بوده و محدودیتی نخواهد داشت. اما با توجه به ارایه کلیه خدمات در میز خدمت طبقه همکف و بمنظور حفظ حقوق مراجعانی که از قبل نوبت دریافت نموده اند، امکان ارایه خدمات به کارفرمایان و اعضایی که بدون دریافت نوبت الکترونیکی به واحدهای سازمان مراجعه می نمایند وجود نخواهد داشت.
با عنایت به مطالب بالا ، توجه کلیه کارفرمایان و اعضای محترم سازمان به نکات زیر ضروری است :
۱ - با در نظر گرفتن این نکته که سیستم نوبت دهی الکترونیکی با این حجم و گستردگی فرآیندها و خدمات ، برای اولین بار در سطح سازمانهای نظام مهندسی استانها راه اندازی گردیده است ، لذا بروز خطاهای سیستمی ، نرم افزاری و یا انسانی ، اجتناب ناپذیر بوده و بنابراین از کلیه مراجعان محترم انتظار میرود تا ضمن حفظ آرامش و درک اهمیت موضوع ، نواقص و مشکلات احتمالی سیستم را از طریق ارسال تیکت به واحد انفورماتیک و یا طرح و برنامه اعلام فرمایند.
۲ – از روز شنبه مورخ ۹۹/۰۳/۱۰ سیستم نوبت دهی واحدهای سازمان در کارتابل الکترونیکی کلیه کارفرمایان و اعضای سازمان فعال گردیده و از روز یکشنبه مورخ ۹۹/۰۳/۱۱ ارایه خدمات واحدهای سازمان ، در زمان مقرر و بر اساس نوبت الکترونیکی انجام می پذیرد.
۳ – با توجه به محدودیت ساعات کاری و ظرفیت پذیرش، سیستم نوبت دهی الکترونیکی در هر روز بر اساس برآورد اولیه ، نوبت دهی نموده اما در صورت وجود تقاضای مازاد بر ظرفیت کاربران ، قابلیت افزایش ظرفیت ارایه خدمات سازمان در اسرع وقت وجود دارد. لذا مراجعان محترم با برنامه ریزی دقیق ، ابتدا واحد مرتبط ارائه دهنده خدمات مورد نیاز خود را شناسایی نموده و سپس نسبت به دریافت نوبت الکترونیکی اقدام نمایند.
۴ – با برنامه ریزی انجام گرفته ، تمام ظرفیت و ساعات کاری کارکنان سازمان ، از قبل مطابق برنامه زمان بندی ، به متقاضیان تخصیص داده شده است. لذا اکیدا توصیه میگردد از مراجعه حضوری به سازمان جهت دریافت خدمات جدا خودداری نمایید. عمل به این توصیه، مبین ایفای مسوولیت حرفه ای بوده و از تضییع حقوق مراجعانی که از قبل نوبت دریافت نموده اند، جلوگیری خواهد کرد.
بدیهی است که با توجه به حجم بالای امور و تنوع فرآیندها، اولویت ارائه خدمات به مراجعان با دارندگان نوبت الکترونیکی می باشد.
۵ – لازم به یادآوری است که افزایش اطلاعات و آگاهی ذینفعان از قوانین ، فرآیندها و دستورالعملهای سازمان ، مکمل ارائه خدمات غیرحضوری بوده و با علم به این موضوع ، استراتژی اطلاع رسانی سازمان با پیاده سازی رویکردهای متنوعی از قبیل : ارسال تیکت ، نمایش فلوچارت فرآیندها ، سوالات متداول ، راهنمای تصویری ارائه خدمات و ... به تدریج دچار تحول عظیمی گردیده که نتایج و تاثیرات مثبت آن ، به مرور برای کارفرمایان و اعضای سازمان ، ملموس خواهد شد.
۶ – با توجه به دامنه وسیع ارایه خدمات سازمان ، پایش و اندازه گیری مستمر عملکرد و نتایج این سیستم بمنظور شناخت نواقص و خطاهای احتمالی ، ضروری بوده و این بازنگری توسط واحدهای مرتبط انجام گرفته و نتایج آن اطلاع رسانی خواهد گردید.
در خاتمه ضمن تاکید مجدد بر ضرورت ارایه بازخوردها ، انتقادات و پیشنهادات سازنده ، از طریق ارسال تیکت و یا سایر روشهای ارتباطی سازمان ، به اطلاع میرساند که توسعه و تکمیل خدمات غیرحضوری در اسرع وقت و با کیفیت مطلوب ، مهمترین اولویت سازمان در شرایط حاضر می باشد. لذا به کلیه کاربران محترم کارتابل الکترونیکی سانما توصیه میگردد ضمن مطالعه دقیق راهنمای آموزشی و اطلاعیه هایی که از این پس منتشر میگردند ، سازمان نظام مهندسی ساختمان البرز را در تحقق هدف ارزشمند سازمان تمام الکترونیکی همراهی نمایند.
نظرات